Qualitätsmanagement (QM) in der IFAK
Interview mit Ercüment Toker, Geschäftsführer IFAK Bochum e. V. und Fachberater Migration beim Paritätischen NRW, über Einführung und Entwicklung eines QM-Systems
FORUM: Was war der Auslöser für den Aufbau eines QM-Systems nach DIN EN ISO 9001?
Ercüment Toker: Unser Verein ist in den letzten zehn Jahren sehr gewachsen, wir haben derzeit 150 Mitarbeiter/-innen. Die betrieblichen Organisationsstrukturen haben sich ebenfalls verändert. Außerdem werden wir zunehmend mit den Anforderungen externer Kooperationspartner konfrontiert, standardisierte Dokumente und Verfahrensweisen zu verwenden. Viele öffentliche Träger arbeiten mit QM-Systemen und erwarten das indirekt auch von ihren Partnern.
FORUM: Welche Chancen bietet ein QM-System?
Ercüment Toker: Soziale Arbeit gestaltet sich zunehmend nach QM-Kriterien und -Vorgaben. Wenn die IFAK sich in diesem Feld weiterhin behaupten und auch künftig ihre hohen Qualitätsstandards sichern will, muss sie ein fundiertes QM-System in ihre Organisationsstrukturen implantieren. Nur so kann unsere Einrichtung an gesellschaftlichen Veränderungs- und Gestaltungsprozessen aktiv teilnehmen. Derzeit haben wir zum Beispiel aufgrund fehlender AZWV-Zertifizierung nur eingeschränkten Zugang zu bestimmten arbeitsmarktpolitischen Maßnahmen und Förderprogrammen – das soll sich ändern. Vor zwei Jahren haben bereits 16 Mitarbeiter/-innen mit Unterstützung der PQ-GmbH (Paritätische Gesellschaft für Qualität und Management) eine Ausbildung zum/ zur QM-Beauftragten PQ-Sys® absolviert.
FORUM: Warum haben Sie sich für eine Inhouse-Schulung entschieden?
Ercüment Toker: Mit der internen Schulung haben wir eine einheitliche und breite Wissensgrundlage geschaffen. Auf dieser Basis wollen wir unsere Arbeit in allen Bereichen verbessern. Unsere Mitarbeiter/-innen sollten die Möglichkeit erhalten, diese Entwicklung aktiv mitzugestalten, denn Qualität muss gelebt werden. Die bisherige Arbeitsstruktur hat den Verein seit seiner Gründung im Jahr 1974 erfolgreich getragen und kommunal verankert. Die Inhalte der Inhouse-Schulung waren an dieser Struktur orientiert, haben unsere Arbeitsschwerpunkte aus den Bereichen Kindergarten, Jugendhilfezentren und Schulmaßnahmen einbezogen und dabei die multikulturelle Struktur der IFAK berücksichtigt.
FORUM: Welche Maßnahmen konnten Sie bereits umsetzen?
Ercüment Toker: Wir haben zwei Mitarbeiterinnen zu QM- Beauftragten ernannt, Leitbild und Organigramm erstellt, die Qualitätspolitik festgelegt und Belegschaftsversammlungen durchgeführt. Wichtige Einzelziele wie die Erhöhung der Kundenzufriedenheit und Effizienz sowie eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung sind beschlossen worden. Wir haben auch Kernprozesse unserer täglichen Arbeit beschrieben: Personaleinstellungen, Betreuungsverträge oder Aufnahmegespräche mit den Eltern sowie unsere Integrationskurse werden jetzt einheitlich durchgeführt. Durch die Verwendung verbesserter und standardisierter Dokumentvorlagen ist unsere Arbeit transparenter und zeitsparender geworden.
FORUM: Welche Meilensteine möchten Sie noch realisieren?
Ercüment Toker: Unser Ziel ist es, in diesem Jahr die AZWV- Zertifizierung zu erhalten und unser Qualitätshandbuch fertigzustellen. Wir sind auf dem besten Weg, unsere Qualitätsziele und Handlungsprogramme in den 25 Zweckbetrieben der IFAK fest zu verankern. Wir achten auf deren ständige Aktualisierung und Verbesserung und überprüfen regelmäßig unsere Zielerreichung.
